späť na všetky články
Aktuality

Firmy by sa nemali báť riešiť nekalé praktiky, ktorých sa dopúšťajú ich manažéri

10. novembra 2021

Odhalenie je krokom nastaviť interné procesy tak, aby sa podvod už nezopakoval.

 

Mnohé firmy riziko podvodov podceňujú a stávajú sa obeťou vlastnej nepripravenosti a neexistencie internej kontroly. Až 47 percent firiem na svete podľa  prieskumov uvádza, že sa za posledné dva roky stali obeťami podvodov. Ide o druhé najvyššie číslo za posledných dvadsať rokov. Vo všeobecnosti počet podvodov stúpa v čase ekonomickej krízy a vyššej nezamestnanosti, preto sa dá očakávať, že počas pandémie tomu nebude inak.

Podvodníkom nemusí byť nutne hacker, nečestný odberateľ alebo pochybný dodávateľ, ale zradiť princípy etiky a okradnúť vlastnú firmu môže interný zamestnanec alebo člen manažmentu firmy, ktorý tuneluje kúsok po kúsku firmu, za ktorú má zodpovednosť

Nejde pritom o ojedinelé prípady, tvrdí z vlastnej skúseností partner a audítor konzultačnej spoločnosti A4 Group Jozef Janík. Lákadlo ukradnúť niečo z firmy, uliať si peniaze tam, kde to nik nevidí, je črtou človeka, ktorá je stará ako ľudstvo. Firma by mala síce zamestnancom dôverovať, ale ešte lepšie ich konanie eliminovať nastavením interných procesov, poprípade preverovať účinnými kontrolnými mechanizmami.

Podvody sú všade

“Podvody páchajú zamestnanci na všetkých úrovniach. K takejto situácií môže prispieť chaos vo firme i nezodpovednosť,” vysvetľuje Janík. Fraud sa nájde všade, rozdiel je skôr v typoch podvodov, ktoré zamestnanci na jednotlivých úrovniach páchajú. U bežných zamestnancov sú to najčastejšie krádeže hotovosti, skladových zásob, prípadne ich nadhodnotenie alebo podhodnotenie vo výkazoch. Sú to typy podvodov, ktoré nie sú až tak nákladné pre firmu a sú tak dlhodobo prehliadané. Špeciálnu kategóriu ale tvoria podvody členov manažmentu.

K týmto podvodom sú pritom najnáchylnejšie tie firmy, ktoré sú viac založené na dôvere a mechanizmy vnútornej kontroly sú síce spísané, ale často ide len o formalitu. Najprepracovanejší systém prevencie a odhaľovania trestnej činnosti zamestnancov na Slovensku mávajú firmy v medzinárodných koncernov s materskými spoločnosťami v zahraničí.

Preventívne compliance programy nevnímajú ako zbytočné náklady, ale skôr ako efektívnu investíciu, ktorá sa im môže mnohonásobne vrátiť. Majú vlastný tím interného auditu, pravidelne hodnotia riziká podvodného konania a majú nastavený viacstupňový systém kontroly.

Ako odhaliť podvody bielych golierov

Definovať, kto je typickým páchateľom, ktorý okráda firmu zvnútra, nie je až také ťažké. Zložitejšie metódy, ktoré sú pre firmu aj nákladnejšie a ťažšie odhaliteľné, využívajú vo svoj prospech skôr vysokoškolsky vzdelaní zamestnanci, ktorí pracujú vo firme dlhšie a majú rozhodovacie právomoci. Podnik dobre poznajú, majú skúsenosti a interné know-how, preto našli medzery v systéme, ktoré z času na čas radi využívajú na vlastné obohatenie. Následne to vedia “zahladiť”.

Podvody stredného manažmentu, pre ktorý sa zaužíval pojem podvody “bielych golierov”, sú preto o niečo sofistikovanejšie než rádových zamestnancov. Ide o podvody vyúčtovania fiktívnych nákladov, nevýhodné dohody s odberateľmi, vytváranie falošných zamestnancov a poberanie ich mzdy.

Podvodnému správaniu sa nevyhýbajú ani ľudia z vrcholového manažmentu. Najčastejšie ide o korupciu, úplatkárstvo alebo manipuláciu s finančnými výkazmi, ktoré majú zakryť ich činnosť, poprípade ich neschopnosť. Takéto podvody sú pre firmy najdrahšie, keďže ľudia z vrcholového manažmentu majú prístup ku finančným zdrojom a častokrát nemajú žiadnu autoritu nad sebou, ktorá by ich kontrolovala.

“Pri definícií motivácie k podvodnému chovaniu sa používa takzvaný trojuholník podvodu,” vysvetľuje Janík

. Ten pozostáva z troch strán. Prvou je príležitosť spáchať podvod. Ak takýto priestor existuje, sú vo firme zle nastavené kontrolné mechanizmy. Príležitosť kradnúť dopĺňa neetické správanie manažéra a nesprávne účtovné postupy. Druhú stranu trojuholníka tvorí tlak na zamestnanca, ktorí sa potom odhodlá k podvodu. Sú to jeho finančné a osobné problémy, nespokojnosť s prácou či platom a často aj demotivácia v práci. Treťou stranou podvodného trojuholníka tvorí podstata psychológie človeka, ktorý si rád neetické konanie racionalizuje. Hoci sa sám rozhodol vykonať podvod alebo niečo ukradnúť, pred sebou si to vysvetlí, že nepodvádza len sám, ale robia to aj ostatní. Prípadne tvrdí, že si peniaze zaslúži alebo peniaze vráti, keď splatí svoje dlhy. Ďalšou výhovorkou je ním vytvorená ilúzia, že vo firme si “uliate” peniaze aj tak nikto nevšimne.

Špecifickou skupinu podvodov je manipulácia finančných výkazov, ktoré sú výsledkom nereálnych očakávaní hospodárskych výsledkov. Tie sú kladené na stredný manažment alebo jednotlivé tímy. Tu je možné rozdeliť motivácie “ohýbať” číslami na dve základné skupiny: buď sa zamestnanci obávajú o svoje miesto, prípadne nafúknutím výsledkov sa snažia získať výkonnostné bonusy, čo sa zvyčajne deje vo veľkých korporáciách.

Ak teda firme “unikajú” peniaze a majú podozrenie na nekalé konanie, najímajú si nezávislých expertov. Ich úlohou je urobiť vo firme forenzný audit. Ním sa zmapujú procesy vo firme, získajú dôkazy a v konečnom dôsledku sa odhalí páchateľ podvodného konania. Prvotným impulzom k prešetreniu podvodu môžu byť podozrenie z interného či štatutárneho auditu, na ktoré sa treba lepšie zamerať, prípadne podozrenie a svedectvá zamestnanca, inventarizácia účtov či dodatočná previerka príslušných dokumentov. Stávajú sa aj prípady, kedy firma dostane anonymný tip, že v jej štruktúrach dochádza k nelegálnej činnosti.

Dôkazy získané počas forenzného auditu možno následne využiť aj pri trestno-právnom konaní, avšak toho sa väčšinou už firma, ktorá takéto služby poskytuje, nezúčastňuje. Najčastejšie zvykne firma zo získaných záverov vyvodiť mimosúdne kroky voči zamestnancovi, ktorý spáchal podvod. Buď ho prepustí a žiada náhradu škody. Z dôvodu ochrany svojho dobrého mena a povesti firmy sa to ďalej nerieši, aby skutočnosť nepresiahla na verejnosť.

Niekedy je forenzný audit preventívnym riešením, ktorý ušetrí do budúcnosti časť nákladov vo firme. “Tieto služby tak firmy využívajú v prípade, ak potrebujú nastaviť vnútorné kontrolné mechanizmy a postupy interného auditu a predísť škodám zo zle nastavených procesov, prípade eliminovať nesprávne rozhodnutia a postupy (manažmentu i zamestnancov),” upozorňuje Janík.

Tieto služby využívajú podľa neho skôr stredné a veľké firmy, avšak podvodné konanie sa nevyhýba ani menším spoločnostiam. Tie však nemajú dostatok peňazí, aby si ich riešila prostredníctvom externej firmy.

Právny dôvod pre efektívnejšiu kontrolu

Od roku 2016 existuje o jeden dôvod naviac, prečo sa prešetrenie týchto podvodov oplatí venovať čas i peniaze. Do platnosti vstúpil zákon o trestnej zodpovednosti právnických osôb. Bol to míľnik v našej legislatíve, ktorý do slovenského právneho poriadku zaviedol priamu trestnoprávnu zodpovednosť firiem za rôzne typy trestných činov: za podvod, spreneveru, poškodzovanie veriteľa, neoprávnené podnikanie či zamestnávanie, skrátenie dane a poistného či legalizácia príjmov z trestnej činnosti.

Týmto zákonom sú firmy motivované, aby nastavili vnútorné mechanizmy a postupy tak, aby zamedzili podvodným konaniam. Políciu a daňový úrad nezaujíma len to, kto zo zamestnancov sa dopustil podvodu, ale s podvodom je spájaná firma ako celok. V prípade dokázania viny je potom možné firmu trestať: hrozí jej prepadnutie majetku, obrovské finančné pokuty, zákaz prijímania dotácie a subvencie až po stopnutie čerpania podpory z fondov EÚ. Takáto firma sa nebude môcť zapojiť do verejného obstarávania a odsudzujúci rozsudok bude zverejnený.

Firmy si tak musia dávať pozor, koho zamestnajú a či ich zamestnanci majú deklarovanú kvalifikáciu potrebnú na vykonávanie špecifických zamestnaní. Aj preto je extrémne dôležité nastaviť procesy vo firme tak, aby nad zamestnancami a manažmentom existoval efektívny dohľad a spätná kontrola.

Ako prebieha proces auditu

Keď už k podozreniu z podvodu dôjde, skorá reakcia na nahlásené podvodné konanie môže znížiť finančné alebo v nemalej forme aj reputačné škody. Odporúča sa preto, aby si firma najala forenzného audítora, ktorý prípad nezávisle prešetrí. Celý proces trvá niekoľkých týždňov až po niekoľko mesiacov. Všetko závisí od rozsiahlosti a komplikovanosti prípadu a množstva zúčastnených ľudí – je rozdiel prešetrovať konanie dvoch členov tímu až po tímy s niekoľkými desiatkami ľudí.

Aby audítor vykonal svoju prácu čo najlepšie, firma mu musí sprístupniť čo najväčší objem dát a dokumentov. “V takom prípade sa vypýtajú relevantné dokumenty od klienta a prebieha vypočúvanie inkriminovaného zamestnanca a jeho kolegov,” opisuje prácu forenzného špecialistu Janík.

Audítor využíva pri svojej práci forenzných nástrojov a techník. Pre audítora je kľúčové vedieť, kam sa pri vyšetrovaní podvodu zacieliť. V zahraničnej literatúre sa objavuje pojem red flags (varovné príznaky), ktorý možno interpretovať ako indikátory alebo stopy prítomnosti podvodu. Sú to napríklad neobvykle vysoké marže, najmä v porovnaní s predchádzajúcou výkonnosťou alebo kľúčové finančné ukazovatele, ktoré sú nekonzistentné, pričom firma neurobila žiadnu prevratnú zmenu, ktorá by anomálie vo výsledkoch vysvetľovali. “Techník je veľké množstvo, preto stačí uviesť, že sa tu spájajú veľké znalosti sektora, kde pôsobí daná spoločnosť, zručnosti a skúsenosti z auditu, poznanie cenotvorby a najčastejších pochybení zo strany manažmentu,” hovorí Janík.

Pri vyšetrovaní podvodov stále viac pracuje aj s informáciami, ktoré sa zhromažďujú a uchovávajú v počítačoch. Proces analýzy dát pre zisťovanie trendov, vzorcov a anomálií v rámci súboru dát je v zahraničnej literatúre označovaný ako data mining, teda doslova ťažba alebo dolovanie dát.

Cez ich analýzu sa dajú identifikovať duplicitné čísla faktúr, platieb alebo mzdových transakcií u toho istého príjemcu, dá sa robiť analýza platieb dodávateľom, triedenie platieb podľa hodnoty či hľadanie duplicitných súm.

Forenzní audítori dobre poznajú aj takzvaný Benfordov zákon. Ten sa zaoberá číselnými údajmi a hovorí o tom, s akou pravdepodobnosťou sa v rámci prirodzenej rady čísel zobrazuje frekvencia čísel od 1 do 9 ako číslo na prvej pozícii v zozname. Vo všeobecnosti zákon hovorí, že pri vzorke nezmanipulovaných, prirodzene vznikajúcich čísel (napríklad sumy prijatých faktúr) by malo byť na prvom mieste číslo 1 vo viac ako 30 percent prípadoch. Zákon síce nedokáže povedať to, či sa v danom prípade jedná o podvod alebo nie. V prípade správneho použitia ale dokáže identifikovať podozrivé transakcie alebo účty, na ktoré sa pri následnom vyšetrovaní môže audítor zamerať. Slúži skôr ako vstupný test, od ktorého by sa mohlo odvíjať ďalšie šetrenie.

Forenznou analýzou získaných dát je tak možné upozorniť na riziká, zistiť neštandardné alebo podvodné transakcie a nastaviť interné kontroly a procesy tak, aby sa výskyt podvodov do budúcnosti minimalizoval.

Najčastejšie podvody

Konzultačná spoločnosť A4 Group upozorňuje, že v praxi sa na nich najčastejšie obracajú spoločnosti z dôvodu podozrení na nekalé konanie členov manažmentu. Často ide o prípady, kedy manažment uzatvoril zmluvné vzťahy, ktoré vykazujú znaky netransparentného konania.

Pre forenzného audítora je tak dôležité, aby bol schopný odhaliť problém, zadefinovať ho a nájsť riešenie, aby k daným „chybám“ už nedochádzalo. “Motiváciou môžu byť príslušné zákony a nariadenia vlády Európskej únie vzťahujúce sa na konkrétne odvetvie –  napríklad pri finančných inštitúciách sú to banky. V neposlednom rade je to aj z dôvodu preukázania transparentnosti pred akcionárom, poprípade vedením v zahraničí,” upozorňuje Janík na ďalšie faktory, prečo niektoré firmy si objednajú forenzný audit.

Najčastejšie na Slovensku k forenznému auditu firmy pristúpia, keď majú na stole podozrenia, prípadne, ak sa podvod už vo firme v skrytej forme deje. Spektrum podvodných konaní je skutočne široké. Vo veľkej výrobnej spoločnosti manažment uzatvoril zmluvy na ochranné prostriedky a zistilo sa, že boli štvornásobne drahšie, ako by sa dali nakúpiť v maloobchode. “Hovoríme tu o jednorazových ochranných prostriedkoch, ktoré pracovníci využívajú každý deň. Ak si zoberieme, že tých zamestnancov bolo viac ako tisíc, tak to mesačne predstavovalo pre spoločnosť stratu niekoľkých desiatok tisíc eur,” spomína partner konzultačnej spoločnosti A4 Group.

Ďalším prípadom bolo pochybné uzatvorenie zmlúv na prepravu zamestnancov. Auditom sa zistilo, že náklady na dopravu boli niekoľkonásobne vyššie ako v prípade, ak by si firma kúpila firemné autá a zamestnala by interných šoférov. Ďalšia firma neefektívne vynakladala peniaze pri uzatváraní zmlúv s agentúrou dočasného zamestnania. Auditom sa zistilo, že odmena pre agentúru, nezodpovedala obvyklej cene na trhu a firma na tejto zmluve prerábala. “Chcú od nás zistiť, či šlo o zámer, poprípade len zlé nastavené procesy, neschopnosť manažmentu, nekompetentnosť, alebo je tu ešte jedna možnosť – chyba na strane dodávateľa,” hovorí Janík.

Čo rieši forenzný audit (zhrnutie)

  • Vyšetrovanie podvodov – prešetrenie podozrení a získanie jasných dôkazov
  • Riadenie rizika podvodu – prešetrenie správneho fungovania kontrolných systémov a návrh opatrení na ich optimalizáciu a zefektívnenie

Je dôležité poznamenať, že výsledkom forenzného auditu môže byť aj záver, že k spáchaniu trestného činu nedošlo. Audítor prezentuje len fakty, názory tu nemajú miesto.

Aké podvody najčastejšie forenzný audit rieši vo firme:

Podvodov je veľmi veľa, ale podľa klasifikácie ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) ich môžeme rozdeliť na tri hlavné skupiny podvodov: korupcia, sprenevera aktív a manipulácia finančných výkazov.

  • Korupcia – sem patrí konflikt záujmov, poskytovanie úplatkov, nepovolené odmeny či vydieranie
  • Sprenevera aktív – sem patria dve veľké skupiny, sprenevera hotovosti a sprenevera zásob a iných aktív
  • Manipulácia finančných výkazov – patria dve veľké skupiny podvodov, a to nadhodnocovanie príjmov/aktív a podhodnocovanie príjmov/aktív