Novelizácia zákona zjednodušuje účtovníctvo v rôznych oblastiach a reaguje na čoraz väčšiu potrebu digitalizácie účtovníctva. Jednou z kľúčových zmien, ktoré nám novela zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve prináša, je elektronická archivácia účtovných dokumentov.
Novela o účtovníctva upravuje základné zásady, ktoré je potrebné dodržať, aby podklady na vedenie účtovníctva boli preukázateľné a zároveň nám dáva priestor pre tzv. bezpapierovú kanceláriu.
Táto forma vedenia účtovníctva kráča s dobou a zakladá sa na produktoch pre digitalizáciu, automatické vyťažovanie dát z účtovných záznamov, spracovanie v podvojnom účtovníctve a nasledovnú archiváciu účtovnej dokumentácie.
Pridanou hodnotou je najmä transformácia účtovného záznamu z listinnej do elektronickej podoby, ktorá bola doteraz možná len so zaručenou konverziou. Pri transformácii dokumentov je potrebné dodržať a zaručiť:
• vierohodnosť pôvodu
• identickosť údajov s pôvodným listinným dokumentom
• neporušenosť obsahu
• čitateľnosť
Po vykonaní transformácie podľa §33 už NIE je potrebné disponovať pôvodnou podobou. §34w/4 ZÚ nám umožňuje transformovať archívne účtovné záznamy pred rokom 2022 do elektronickej podoby a uchovávať ich taktiež LEN v elektronickej podobe – bez zaručenej konverzie, ak to umožňuje osobitný predpis.
V praxi to znamená nasledovné:
• Listinná faktúra
-príjem faktúry v listovej podobe
• Digitalizácia
-transformácia faktúry pomocou OCR systému
• Import dát
– prenos dát priamo do účtovného softvéru
• Archivácia
-doručenie vyťaženého dokumentu do Cloud úložiska
Vyťažené faktúry v elektronickej podobe treba zabezpečiť pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávneným zásahom a neoprávneným prístupom.
Nemožno nespomenúť, že zákon vypúšťa náležitosti podpisového záznamu osoby zodpovednej za zaúčtovanie účtovného prípadu ako aj označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.
Register účtovných závierok podľa § 23/2 ZÚ rozširuje povinnosť predkladanie dokumentov do verejnej časti o neziskové organizácie.
Podľa §35/ 6 ZÚ sa mení oblasť zabezpečenia archivácie účtovnej dokumentácie t.j. pred zánikom účtovnej jednotky bez právneho nástupcu alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti stanovuje novela zabezpečenie uchovávania dokumentov inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou. Z tohto dôvodu vzťahuje zákon o účtovníctve na fyzické osoby, aj keď nie sú účtovnou jednotkou.
