Novela zákona o účtovníctve sa posúva do digitálnej doby.

 

Hlavné zmeny, ktoré táto novela zavádza v oblasti elektronickej tvorby, prenosu a ukladania účtovných dokladov sú uvedené nižšie:

• Menej povinných náležitostí účtovných dokladov – v minulosti bolo potrebné uviesť na účtovný doklad účty na ktorých sa daný doklad zaúčtuje. Riešilo sa to formou „košieľok“ alebo tlačou dokladov z denníka. Novela odstraňuje potrebu uvádzania účtov na účtovnom doklade.
• Fyzické podpisovanie účtovných dokladov nie je potrebné – novela upresňuje a potvrdzuje, že úkony vykonané v programe pod prihlasovacími údajmi užívateľa (meno / heslo) majú rovnaký účinok ako fyzický podpis potvrdzujúci tieto úkony. To znamená, že ak je účtovný doklad vytvorený v účtovnom programe tak, že je zaznamenané kto ho vytvoril alebo zmenil, je plnohodnotný a nie je potrebné ho ešte vytlačiť a podpisovať fyzicky.
• Jasné pravidlo pre sprístupňovanie digitálnych dokladov audítorom a daňovému úradu pre účely kontroly – novela zavádza právo/povinnosť predložiť doklady v tej forme, v ktorej ich podnikateľ vedie a uchováva, t. j. elektronické doklady elektronicky. Spoločnosť tiež môže dať prístup kontrolným orgánom do účtovného softvéru alebo do systému pre správu dokladov, namiesto ich prenášania na diskoch alebo dátových úložiskách.
• Možnosť transformovať účtovný doklad z papiera do elektronickej podoby skenovaním – v minulosti to bolo možné vykonať iba zaručenou konverziou, ktorú mali právo realizovať iba notári a advokáti. Novela zavádza právo transformovať akýkoľvek účtovný doklad z papierovej formy do elektronickej skenovaním alebo naopak vytlačením. Transformáciu medzi papierovou a elektronickou je možné vykonať iba raz (t.j. nie je možné napríklad naskenovaný doklad vytlačiť a považovať ho opäť za papierový originál). Táto možnosť zásadne zrýchľuje a zlacňuje digitalizáciu účtovných dokladov, pretože skener alebo mobil s fotoaparátom sú pre každého oveľa dostupnejšie. Samozrejme, povinnosť uchovávať digitalizované dokumenty po stanovenú dobu, chrániť ich pred zmenou, znehodnotením alebo stratou počas celej tejto doby ostáva zachovaná tak ako bola vyžadovaná aj pri papierových dokumentoch. Na uchovávanie dokumentov týmto spôsobom však v súčasnosti už existuje množstvo praktických a dostupných nástrojov.
• Možnosť archivovať doklady v elektronickej forme bez potreby súbežného papierového archívu – novela povoľuje možnosť archivovať doklady po ich transformácii z papierovej podoby do elektronickej podoby už iba v tejto elektronickej podobe, bez potreby predložiť doklad v budúcnosti v pôvodnej podobe (s výnimkou ak by to vyžadoval iný zákon).
• Bonus pre spoločnosti, ktoré sa venujú digitalizácii dlhodobejšie – novela uzákonila spätnú platnosť ustanovení o digitálnom archíve aj na doklady, ktoré boli takto transformované a uložené v minulosti. Spoločnosti, ktoré ukladali účtovné doklady digitálne, a držali papierový archív iba preto, že zákon vyžadoval aby boli v prípade potreby schopné predložiť doklad pôvodnej podobe, tak ďalej nemusia robiť, a to aj so spätnou platnosťou.

Teší nás, že novela zákona o účtovníctve konečne reflektovala nové trendy a potreby podnikateľského prostredia, uvádza Vladimír Bartoš. Mnoho našich klientov, ktorí už dlhšiu dobu využívajú nástroje elektronickej výmeny dokumentov, sa môžu zbaviť vedenia nákladných archívov. Všetky tieto zmeny vo vzťahu k účtovným dokladom majú formu rozšírenia možností alebo odbúrania bariér pre tých, ktorí cítili potrebu digitalizácie a automatizácie, ale boli limitovaní legislatívou. Digitalizácia účtovníctva je výzvou aj pre zjednotenie výmeny digitálnych informácii pri prechode medzi jednotlivými účtovnými softvérmi, ktoré pôsobia na slovenskom trhu.  Novela samozrejme neruší možnosť práce s papierovými dokladmi ani nestanovuje termíny alebo povinnosti digitalizácie, uvádza partner poradenskej spoločnosti A4 Group, Vladimír Bartoš.